Personal Assistant

Personal Assistant: i Doveri, le Responsabilità e le Funzioni

Una Personal Assistant assiste e ottimizza sia il tempo che la gestione quotidiana delle attività professionali; gestisce la pianificazione di meeting e la corrispondenza.

Il ruolo di un’Assistente Personale può variare dal rispondere alle chiamate telefoniche, prendere e gestire appunti e note lavorative e/o personali, organizzare riunioni, inviare e-mail, etc.

Nei contesti sia aziendali che personali, la Personal Assistant è un manager che supporta, con i suoi servizi, il datore di lavoro limitandone lo stress derivato dalla moltitudine di impegni e compiti associati alla gestione della propria vita professionale e personale.

La Personal Assistant, o Assistente Personale, contribuisce in prima persona a svariati compiti di gestione della giornata lavorativa e personale del suo datore di lavoro; compreso occuparsi di commissioni varie, shopping, organizzazione di viaggi (ad es. acquisto di biglietti aerei, prenotazione di camere d’albergo, noleggio autovetture o noleggio auto con autista–chauffeur, etc.).

Qualora la Personal Assistant sia da molti anni alle dipendenze del Top Manager, può anche gestire la parte finanziaria e di solito anche l’uso di carte di credito (pagare le bollette, acquistare e vendere azioni, occuparsi dei regali personali e di PR), inoltre pianifica e prenota ristoranti, gestisce l’agenda per gli appuntamenti di colazioni di lavoro, pranzi e cene, ricorda occasioni speciali come i compleanni, anniversari, etc.

Si può definire l’Assistente Personale come una professionista che completa professionalmente i compiti dei manager e si preoccupano che tutto funzioni senza intoppi e ritardi.

La Personal Assistant agisce come una “executive” e diventa quindi il primo punto di contatto con persone sia interne che esterne all’azienda.

Ciò significa che le loro mansioni possono essere divisi in due campi operativi di competenza: tecnica e personale.

Le attività comprendono e non sono limitate:

• ideare e gestire le procedure e attività d’ufficio, inclusa la gestione e dei dati;
• organizzare viaggi, visti e alloggi e, spesso, viaggiare con il Top Manager per fornire assistenza generale durante le attività;
• screening e filtraggio delle chiamate telefoniche, delle richieste, nonché la loro “manipolazione” quando lo ritiene opportuno;
• accoglienza e intrattenimento di visitatori a tutti i livelli sia professionali che personali;
• organizzazione e gestione delle agende e degli appuntamenti;
• gestire la posta elettronica, fax, corrispondenza in entrata e uscita;
• occuparsi della dettatura e redazione di lettere e documenti;
• attività ricerche e analisi e presentazione dei risultati;
• produzione di documenti ufficiali e presentazione di relazioni;
• organizzazione e partecipazione a riunioni, garantendo che il Dirigente sia ben preparato;
• contatto con clienti, fornitori e altro personale.

Oltre a sostenere il Top Manager, il suo team e i reparti, molte Personal Assistant hanno anche un proprio ambito professionale di competenza con le relative responsabilità.

L’ambito operativo della Personal Assistant può essere ampio e può includere:

• realizzare e gestire progetti e ricerche specifiche;
• preparare ed essere responsabile di conti e bilanci;
• assumere personalmente alcune delle responsabilità del Top Manager ed occuparsi direttamente della gestione;
• sostituire il Dirigente, prendere decisioni esecutive e delegare il lavoro ad altri collaboratori facendo le veci del Top Manager in sua assenza;
• essere direttamente coinvolta nei processi decisionali.

L’Assistente Personale nei Processi Aziendali

Le Aziende e/o Privati che non possono assumere una Personal Assistant a tempo pieno, possono rivolgersi a Xerendipity per avere un Temporary Personal Concierge (Concierge Personale Temporaneo) o un Assistente Personale part-time che si occupi di tutti i compiti che sono propri della figura.

Xerendipity offre i servizi di Personal Concierge o Assistenza Personale anche come Virtual Concierge o Virtual Personal Assistant, nonché tutti i servizi di base come la ricerca, pianificazione, organizzazione di viaggi, organizzazione eventi business o privati e molto altro.

Le piccole aziende, in particolare le società start-up, hanno sicuramente bisogno dei servizi di un’Assistente Personale per gestire il singolo Executive Manager o per aiutare l’ufficio di una nuova società ad impostare la propria attività ed il nuovo business.

Questi Personal Assistant possono aiutare i nuovi imprenditori o i manager della piccola azienda a sviluppare il know-How e le competenze necessarie alla nuova impresa.